当たり前のことだと思われるかもしれませんが、なるべく細かいところまで書きました。
(1)メモをとる
仕事は、1回聞いただけでは覚えるのは難しいので、メモをとるのがいいです。職場では「一回教わったら次は教えてくれない」と考えていた方がよくて、仕事用にポケットに入るA6サイズのメモ帳とボールペンを常に持ち歩いて、聞いたことをメモするのをおすすめします。メモした手帳さえあれば、職場に行く前や、空き時間に振り替えることができます。人の名前も、覚えるのが苦手な人は、メモして覚えるのがいいと思います。名前・部署・役職を書いて私は覚えました。
(注)メモは落としたり忘れたりすることもあるので、内容は誰かに見られてもいいことだけ書くように!
(2)メモには教わった日時と教えてくれた人の名前も書く
職場の中では、先輩同士で意見が合わないまま日常の仕事が進んでいる事や、間違えて覚えている人がそのまま間違えて教えてしまうということも多く(職場によると思いますが)、教えてくれる人によって全く違うことを教わるということがあります。「それ誰に言われたの?」と、誰に教わったかを尋ねられるということが幾度となくありました。でも新人のうちは仕事を覚えるのに精一杯で、誰に教わったかなんて覚えられる余裕はないですよね。教えてくれた人のことを疑うようで、悪く思う人も居るかもしれないですが、誰に教わったか言えないと、自分の勝手な判断でやったと思われかねないので、自分の身を守るためにも、メモには教えてくれた人の名前と日付と、できれば時刻までを書いておくことをおすすめします。
(3)意地でもメモをとる
たいていの職場では、メモをとることが推奨されていますが、逆に「メモをとるな」と注意する先輩が今まで2人いました。「メモを取るな」と言う人は「何度も手帳・メモを見返すようだと、手帳に頼って覚えられないから良くない」という意味で言うことがほとんどだと思うので、どうしてもメモしないと覚えられない人は、その意図を汲みつつも、陰でメモをするしかないと思います。(覚えたいことを脳内で繰り返して内容を覚えて、タイミングを見計らってトイレに行くか、誰も見ていないところで、高速でメモをするなど。)
でも実際にメモが取れない職場というのはあって、食品工場などは衛生が最優先なので、メモ帳・ボールペンは触れません。その場合はどうしようもないので、そういった職場は最初から避けるしかないです。
(4)質問の仕方
回答の対応に時間がかかるような重めの質問は、なるべく答えを自分で見つけた方がいいです。(これは質問すること自体が相手の時間を奪うことだからです。)
考えても調べても答えがわからない場合に、「わかっている部分」と「わからない部分」に分けて、「何を聞きたいのか」「どういう答えを手に入れたいのか」を、まとめておきます。端的に聞いて、端的に答えられる土台をこちら側でつくってから質問するということですね。質問する前にシミュレーションするのがいいと思います。(これは聞き返されたときにすぐ答えられないと、なおさら相手の時間を奪うからです。)これは癖にしたほうがいいかなと思います。
(5)質問はなるべく忙しくないときに
質問はタイミングが大事です。もし相手が忙しく動き回っていたり、表情が険しかったら、基本的には質問を後回しにするか、他の人に聞くかした方がいいです。どうしてもその場で質問しなければいけない時は、「忙しいときに申し訳ないですが」と前置きしてから質問するのがいいと思います。「怖いから、忙しそうだから」とかで質問しないと、ますますわからなくなるので、質問しないようにしようというわけではないんですね。質問しないともっと迷惑をかけることになりかねないですからね。でもこういう心持ちでいれば、質問しすぎて怒られた!みたいなことには、なりにくいということです。
(6)細かいことでも気になったら質問する
いくら指示者や教育係でも、新人の行動が間違っていたり、こうした方がいいのにと思うことがあっても、すべてに対して見つけ次第指摘してくれるわけではないんですね。細かいことだからいいやと、その場で受け流したり、教えた側から言いにくくなったりしている場合もあって、合っているから指摘しないのか、間違っているけど影響が小さいから指摘しないのかの判断がこちらからはできないんですよ。
だから、不安に感じたり自信がなかったら、こちらから歩み寄って疑問を投げかけて、傷が浅いうちにうまくすり合わせをするのがいいと思います。「細かいことで申し訳ないですけど」と前置きすれば、なんでそんな程度のことで話しかけてくるのかと思われることもあまり無いですし、会話量が増えて人間関係が円滑になったり、追加で情報を教えてくれることもあります。もちろん、自分で解決できる問題はなるべく解決した上で、ではありますけどね。
※いいと言われる可能性が極めて高いときは、「(…を)~しておきます」というように報告の形で言ってもいいかなと思います。もしそれが間違えていたとしても、その報告を聞いた人が指摘してくれるからです。
(7)質問は基本はリーダー格にする
質問は直接リーダー格の人にした方が、正確な情報を受け取れます。店長だとか、その部署(エリア)のリーダーとかです(直属の上司がいればその人に聞きます)。リーダー以外の他の人に聞くと又聞き状態になって、微妙に本来のリーダーの指示と、違う答えが返ってくることもあります。リーダーから一番下まで完全に正確な情報を常に共有している職場は少ないので、新人のうちは直接リーダーに質問をして、答えを聞くのが安全かなと思います。
(8)複数の質問をするとき
質問するのは大切ですが、質問は相手に答えさせる義務を課すことでもあるわけです。いくらタイミングがよくても、連続で質問ばかりが続くと、尋問のようで高圧的に感じるかもしれないし、面倒だと感じるかもしれません。よく相手の反応を確認して、もし相手がイライラしているような状態だと感じたら質問は一つでやめた方がいいです。二つ目の質問をするときは「もう一つあるんですけどいいですか」と聞いてからした方がいいかなと思います。
(9)自己紹介は確実に
自己紹介は全員に忘れずにする。全員と言っても、密接して仕事をする人が対象です。一つの倉庫で100人働いていたから100人にするというわけではなく、「自分に近い作業場の人には忘れずしておくのがいい」という意味です。自己紹介したことを忘れてしまい、最悪二度自己紹介してしまってもいいです(三度目はさすがにしつこいと思われるので避けましょう)。忘れやすい人は自己紹介した人の名前をメモしておくのもありかなと思います。
(10)笑顔を見せる
新人としては、先輩や上司って怖いと思いますよね。でも逆に先輩や上司も、まだよくわからない新人のことは、怖いと思っていることも多いんですよ。新人が暗いと、怖いというイメージがついて敬遠されるので、怖いと思われる前に、笑顔を見せて、「あなたの敵ではないですよ」と皆に証明することが大事です。作り笑顔が苦手な人は、しょうもない事や、大したことではない事でもよく笑うようにするのがいいかなと思います。難しい事ではありますけど、それを3週間は頑張り続けてほしいです(本当はずっと続けた方がいいんですけど)。ちなみに3週間でやめても変に思われないんですね。みんな明るい職場なんていうのはまずないので、この職場にテンションを合わせておとなしくなったんだなと勝手に解釈してくれますからね。
(11)「わかりました」+「ありがとうございました」
仕事を教えてもらったら「わかりました」だけでなく、必ず「ありがとうございました」と感謝の意を付け加えるのがいいです。これはせっかく教えたのにありがとうもないのかと不快に感じる人も居るからで、「わかりました」と「ありがとうございました」は必ずセットで言えるように、これは癖になるくらい家で練習するのがいいと思います。感謝は確実に伝えておくのがいいです。自分の本来の仕事を誰かが代わりにしてくれた場合にも、「~をしてもらってありがとうございます」というように、確実に感謝を伝えるようにしたほうがいいでしょう。
(12)移動は宣言してから
トイレに行くとき、仕事場を移るとき、休憩に入るとき(休憩時間がバラバラの場合)は、一緒に仕事をしている人全員に伝える(宣言する)ようにします。誰にも言わないとまずいのはもちろんのこと、伝えるのが一人だけだと、運悪くその一人がいなくなる時に、「誰にも言わないで勝手にトイレに行った」「今いないけどサボっているのでは?」とイメージを悪くしてしまうことがあります。常に誰からもサボってると勘違いされないような行動をとることが必要で、その場を去るときにいなかった人には、帰ってきた後に「お疲れ様ですトイレから戻りました」といった声掛けをするのがいいです。
(13)仕事をとりにいく
新人は先輩の仕事をとるくらいが丁度よくて、手が空けばすぐ「何をすればいいですか」「何かすることありますか?」と積極的に聞くのがいいです。やる気を見せるという意味もありますし、新人のうちは誰一人にも「サボろうとしているのでは?」と感じさせない行動をする事が大事です。
(14)謝罪は最速で
謝罪が必要な状態になったら、謝罪相手を探して真っ先に謝罪するのがいいです。謝罪は遅れれば遅れるほど傷が深くなります。謝罪が遅れる場合は、遅れた理由を聞かれたときにすぐ言えるようにしておくのがいいと思います(なぜ謝罪が遅れたんだなんて問われることはまずないと思いますが)。
(15)声掛け(すれ違う時)
廊下などですれ違う時に、同じ会社の人になら誰にでも、目が合ったら、必ず「お疲れ様です」「おはようございます」と挨拶するようにしましょう。目が合ったのに挨拶をしないのは印象が悪くなってしまいます。
(16)声掛け(相手の占有空間に侵入する時)
人の後ろを通過する時は「失礼します」と声をかけてから通過するのがいいです(だいたい目安は2m以内)。声掛けなしに自分のすぐ後ろを通過されると、例えぶつからなくても不快に感じる人もいます。あと、誰かがいる狭い空間に入る時にも「失礼します」と言うのがいいです。これも、黙って入られると不快に感じる人が居るからですね。
(17)仕事以外の質問には答えて同じ質問を返す
相手から仕事以外の質問が来たら、例えば「どこから通ってるの?」「何で来てるの?」などが来た場合、質問に答えたあとは、必ずこちらからも同じことを聞き返す方がいいと思います。こちらも相手に興味があることを示すためです。会話が一方通行状態だと、徐々に敬遠されて、相手から話かけられにくくなってしまうことが多いからです。
(18)指示は具体化してもらう
「あれやっといて」のような曖昧な指示ってよくあると思うんですが、「これ・それ・あれ」「ここ・そこ・あそこ」は、お互い違う認識をしていることがよくあるので、必ずその指示対象を明確にしてもらった方がいいです。新人と指示した人との間で認識に間違いが生じると、指示した人が新人側に責任転嫁してくることもあるんですよ。再確認して範囲を明確にしてもらうことで、理不尽な責めから自分の身を守ることができます。それに指示した人から言われなくても「こっちは手を付けなくても大丈夫ですか?」などと聞くと、指示してくれる人が見落としに気づいて、そっちもやっておいてほしいと言われたりして、仕事が円滑に進むようになるのでぜひやっていただきたいです。
(19)教わっている時は必ず手を止める
自然にできる人が多いかもしれませんけど、教わっている時は必ず手を止めるのがいいです。仕事を進めたい、他人からサボっていると思われたくないと思う一心で、教わっている時にも手を動かしてしまう人も居るんですけが、これだと話を真面目に聞いていないように思われてしまうので、教わっているときは手をとめたほうがいいです。
(20)「時間あるならやっておいて」=「やっておいて」
「時間あるならやっておいて」「余裕がある時にして」という指示ってよく来るんですよ。でも「時間あるなら」「余裕あるなら」の定義が各職場やそれぞれの人によって違います。1分だったり1時間だったり、もしくは1日だったり。例えばファストフード店店員の場合、30秒でも手があいたら「時間がある」になりますし、人によってもどの程度を考えているのか幅があるので、「時間あるならやっておいて」と言われても、基本的にはすぐやっておいたほうがいいです。
(21)忘れ物は意地でもしない
これは単純に貸し借りは相手に迷惑だし、面倒だからです。そんなことで嫌われるのは損なので、忘れ物はしないようにしましょう。私がしてることなんですけど、自分の部屋の扉に『持っていくものリスト』を貼って、毎日必ず全て揃ったのをチェックしてから家を出るようにしてます。
(22)なんとなくの行動はしない
自分の行動の理由を常に構築しておくのがいいです。なんとなく行動すると、問題が起きた時に自分の行動の説明に苦しむことになりますし、それに失敗した後に行動を改善しにくいからです。
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